A.E.P. - ACADEMIE EUROPEENE DE PHILATELIE - STATUS

PREAMBULE

L’AEP – Académie Européenne de Philatélie – est une association française, à vocation européenne, apolitique, constituée selon la loi de 1901, et dont le but est de regrouper des philatélistes partageant les orientations suivantes :

  • l’ouverture à l’international, et spécialement à l’Europe,
    L’AEP est européenne : sa composition, ses travaux, son fonctionnement, devront toujours être inspirés d’une ouverture vers l’étranger.
  • Le consensualisme,
    Tous les membres de l’AEP doivent pouvoir s’exprimer ; ils le feront aux assemblées générales, une assemblée générale ordinaire au moins se tenant chaque année.
    L’administration et la direction de l’AEP sont collégiales, le président ayant entre autre pour rôle de veiller à la bonne harmonie entre les divers rouages de l’association et notamment entre le conseil d’administration et le comité de direction de l’association.

TITRE I

Siège, objet, dénomination, durée

Article 1 :

Il est formé entre les soussignés et les autres personnes, adhérant ultérieurement aux présents statuts, et remplissant les conditions indiquées ci-après, une association, régie par la loi du 1er juillet 1901 et par les présents statuts.

Etant internationale, la présente association est indépendante des institutions et organismes étatiques auxquels peuvent adhérer et participer les membres ; elle s’engage à respecter l’autonomie de chacun d’eux et ne peut en aucune façon s’immiscer dans le fonctionnement d’une association nationale ou locale où sont regroupés des membres adhérents à l’académie.
Toute discussion philosophique, syndicale, politique, ou religieuse au sein de l’académie est interdite.

Article 2 :

L’association a pour but de rechercher et de promouvoir tout moyen de nature à rapprocher les philatélistes de nombreux pays. Dans cet esprit, elle se donne pour but de promouvoir toute initiative, tout rapprochement entre philatélistes de tout pays.

Les activités de l’AEP ne pourront en aucun cas s’opposer aux règles déontologiques et professionnelles, ou aux règles relevant du statut personnel, propres aux divers personnes qui y adhèrent.

Les langues officielles sont le français et l’anglais.
L’AEP est, par essence, sans but lucratif.


Article 3 :

L’association a pour dénomination : Académie Européenne de Philatélie.
En abrégé : AEP.

Article 4 :

Son siège est situé au Musée de la Poste, 34 Boulevard de Vaugirard 75015 Paris. Le transfert du siège sera soumis à autorisation préalable de l’assemblée générale statuant en assemblée ordinaire et à la majorité relative.


Article 5 :

5-1 : La durée de l’association est fixée à 30 ans, à compter de ce jour, renouvelables.

5-2 : Son exercice est fixé du 1er octobre au 30 septembre.

TITRE II
Composition de l’association

Article 6 :

6-1 : L’association se compose de membres actifs qui :

  • adhérent aux présents statuts,
  • justifient d’une connaissance de la philatélie et d’un intérêt pour cette matière,
  • font acte de candidature à titre personnel, ou sont présentés par un membre de l’association,
  • adressent un curriculum vitae au Président de l’association accompagné d’une note sur les travaux réalisés, ou sur l’intérêt porté à la philatélie,
  • sont agréés par le Conseil d’Administration statuant à la majorité des 2/3 de ses membres présents ou représentés,
  • s’obligent à payer une cotisation annuelle fixée par le Conseil,
  • s’obligent à participer aux activités de l’association.

6-2 : L’association comporte un comité d’honneur, dont les membres, appelés membres d’honneur, représentant environ 5 % de l’ensemble des membres de l’AEP, sont nommés et révoqués par le conseil d’administration.

Ils sont dispensés du paiement de la cotisation et de la participation aux assemblées générales ; ils ont voie consultative ; ils ne peuvent pas être administrateurs de l’AEP.

6-3 : Toute admission d’un membre actif au sein de l’association ou au sein du comité d’honneur est portée à la connaissance de l’assemblée générale suivante.

Article 7 :

Tout membre actif a l’obligation :

  • de participer activement à la vie de l’association (notes ou travaux sur la philatélie, participation à l’organisation de manifestations de l’association ; participation, dans la mesure du possible, aux assemblées générales et au vote),
  • de payer la cotisation annuelle,
  • d’une manière générale, et comme membre de l’association, de se comporter avec loyauté, dignité et tolérance, dans le respect des buts de l’association tels qu’exprimés au titre I et au préambule

Article 8 :

Les manquements graves et réitérés aux obligations telles que définies à l’article 7, peuvent être sanctionnés par une radiation, votée par le conseil d’administration, après audition de l’intéressé, à la majorité des 2/3 des présentés ou représentés, le président et les deux vices présidents ayant participé au vote. Le conseil notifie la décision au membre intéressé dans les 48 heures de ce vote.

La décision de radiation est insusceptible de recours, interne à l’association ou judiciaire.

Article 9 :

Perdent la qualité de membre de l’association :

  • les membres radiés selon l’article 8,
  • les membres actifs qui ne sont pas à jour du paiement de leur cotisation deux mois après un rappel, par lettre recommandée avec accusé réception, émanant du président, ou du trésorier, et resté infructueux,
  • les membres qui auront donné leur démission par écrit adressée au président de l’association,
TITRE III
Administration, direction

Article 10 :

L’association est :

  • administrée par un conseil d’administration,
  • dirigée par un comité de direction.
Le président du conseil d’administration et du comité de direction veille à la bonne harmonie entre les deux organes précités ; il préside aux grandes options de l’association.


Article 11 : le Conseil d’administration

11-1 : Le conseil d’administration est composé de 15 membres actifs de nationalité différente en plus du président, plus de trois administrateurs ne pouvant être d’une même nationalité. Le conseil peut toutefois autoriser une dérogation à cette règle.

Les administrateurs sont élus à l’assemblée générale ordinaire (cf infra) ; la durée du mandat de chaque administrateur est de 3 ans.En cas de vacance d’un poste d’administrateur entre deux assemblées générales, le conseil pourvoit provisoirement à son remplacement et l’assemblée générale suivante procède à l’élection définitive. Les administrateurs ainsi désignés en remplacement de l’administrateur défaillant ne demeurent en fonction que pour le temps qui restait à courir sur le mandat du prédécesseur.

11-2 : Les administrateurs sont révocables par l’assemblée générale extraordinaire (cf infra).

11-3 : Le conseil se réunit sur convocation du président, ou de 4 de ses membres actifs, aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’association, et idéalement une fois par trimestre.

Les réunions du conseil d’administration peuvent être des réunions en personne, ou en forme de vidéo conférences, ou de réunions téléphoniques.

Un administrateur peut toujours donner mandat à un autre administrateur de délibérer en son nom et de le représenter lors du vote.

Les décisions sont prises à la majorité relative des membres présents ou représentés ; en matière d’admission ou d’exclusion, la décision est prise à la majorité des 2/3 des administrateurs présents ou représentés.

En cas de partage de voix, celle du président est prépondérante.
Le président peut inviter une personnalité extérieure à s’exprimer.

11-4 : le conseil, après l’élection du président, constitue son bureau, en désignant : les deux vice présidents, le trésorier, et le secrétaire général. Le président, quant à lui, est élu en assemblée générale ordinaire (cf infra).

  • Le premier vice président seconde le président dans l’administration de la société ; il le remplace en cas d’empêchement,
  • Le second vice président seconde le premier vice président et le président dans l’administration de l’association; il ne peut remplacer le président qu’avec un mandat spécial.
  • le trésorier veille au recouvrement des cotisations,
  • le secrétaire général assure le suivi de la vie juridique de l’association dont il conserve les registres et les archives.
11-5 : Le conseil a pour mission d’animer l’association et de proposer au président et au comité de direction toutes idées, toutes initiatives allant dans le sens du développement de l’association, dans son cadre : la philatélie.

11-6 : Les fonctions de membre du conseil sont gratuites ; cependant certains frais de déplacement peuvent être remboursés, sur présentation des justificatifs et sur décision du président.
Les frais de correspondance et de représentation du président seront remboursés sur présentation des justificatifs au trésorier.

11-7 : Toutes les délibérations du conseil sont constatées par des procès-verbaux, inscrits sur un registre spécial, signés du président et du premier vice président.

Article 12 : le comité de direction

12-1 : Le comité de direction est composé du président de l’association et d’au moins deux directeurs, nommés sans limitation de durée par le président, après avis du conseil, révocables par lui avec préavis de 3 mois (porté à 6 mois dans l’hypothèse où la révocation est envisagée par un président prenant ses fonctions).

Le président définira la mission de chacun des directeurs dans l’un des domaines suivants : la promotion interne ou internationale de l’association, son secrétariat, la diffusion des publications, la tenue des comptes, etc…

Article 13 : le président

13-1 : le président de l’association, mandaté pour trois ans, préside le conseil d’administration et le comité de direction de l’association, avec voix prépondérante lors des réunions du conseil d’administration.

Il définit les grandes options de l’association pour la durée de son mandat, et, au début de chaque année, pour l’année en cours.

Il devra veiller à ce qu’existe en permanence un parfait équilibre entre le conseil d’administration et le comité de direction.

Il représente l’association dont il est le porte parole ; il a qualité pour, au nom de l’association, ester en justice, tant en demande qu’en défense ; le cas échéant, il doit alors justifier d’un mandat spécial du conseil.

Pour une mission définie, il pourra déléguer son pouvoir de représentation de l’association à un membre actif de son choix qui sera alors tenu de toutes les obligations issues du mandat ainsi conféré.

Pour l’exercice de ses fonctions, chacun des directeurs bénéficie d’une délégation permanente du président, limitée au cadre de ses fonctions.

Le président instruit seul, ou avec des membres du conseil d’administration ou du comité de direction qu’il choisira, les litiges entre les membres qui seront portés à sa connaissance, ainsi que les plaintes et demandes de sanction.

13-2 : Le président assure l’harmonisation et la cohérence des décisions prises par le conseil d’administration et celles par le comité de direction. Il assure la cohérence entre les deux organes précités.
Le président réunit au moins une fois par an, ensemble, les membres du conseil d’administration et les membres du comité de direction. L’ordre du jour leur en sera communiqué 15 jours avant la réunion.

13-3 : Le président peut désigner parmi les membres actifs des conseillers spéciaux ayant pour mission de lui apporter éclairage et concours pour le bon exercice de sa mission.
Les conseillers spéciaux seront ainsi mandatés pour une durée que le président déterminera ; ce dernier pourra mettre fin à leur mission sans que des motifs soient à fournir.

13.4: Le mandat du président est renouvelable une fois.

TITRE IV
Les assemblées


Article 14 :

L’assemblée générale se compose des seuls membres actifs de l’association.
Nul ne peut s’y faire représenter que par un autre membre actif.

Elle se réunit au moins une fois par an, normalement en novembre, aux jour, heure et lieu indiqués dans l’avis de convocation.

Elle peut en outre, être convoquée extraordinairement, soit par le conseil soit par le président, soit à la demande du 5ème au moins des membres actifs ayant le droit d’en faire partie.
Les convocations pour les assemblées sont faites 15 jours au moins à l’avance par lettre individuelle ou courriel, indiquant l’objet de la réunion.

L’ordre du jour, arrêté par le conseil, figure en annexe à la convocation.
Cet ordre du jour est composé des propositions émanant du conseil et de celles qui lui auraient été communiquées au moins huit jours avant la réunion avec la signature du 5ème au moins des membres ayant droit d’assister à l’assemblée.

L’assemblée est présidée par le président ou, à défaut, par le premier vice président ou un administrateur qu’il aura délégué.

Le président sera assisté des vice-présidents ainsi que du secrétaire général et du trésorier.

Article 15 :

L’assemblée générale ordinaire entend le rapport du conseil d’administration sur sa gestion et sur tous autres objets, approuve ou désapprouve les comptes de l’exercice clos le 30 septembre précédant, vote le budget de l’exercice suivant. Elle pourvoit au remplacement des membres du conseil, nomme les vérificateurs aux comptes, autorise tous apports à l’association, toutes acquisitions d’immeubles nécessaires à l’accomplissement du but de l’association, tous échanges et ventes desdits immeubles, ainsi que toute constitution d’hypothèques et tous emprunts, et d’une manière générale délibère sur toutes autres propositions portées à l’ordre du jour et qui touchent au développement de l’association et à la gestion de ses intérêts.

L’assemblée délibère valablement, quel que soit le nombre des membres actifs présents ou représentés ; et elle statue à la majorité desdits membres actifs présents ou représentés.

Chaque membre de l’assemblée a une voix et autant de voix supplémentaires qu’il représente de membres, étant précisé qu’une seule personne ne peut détenir plus de trois mandats outre sa propre voix.

Article 16 :

Les membres actifs pourront, exceptionnellement, voter par correspondance ; ils devront en faire la demande au conseil d’administration, lequel rappellera la procédure à suivre, exprimée ci-dessous :

  • Le membre intéressé à cette procédure exprime son vote sur un bulletin qui lui a été adressé à cet effet ; il l’insère dans une enveloppe qu’il ferme et qu’il expédie à l’avocat ou l’huissier désigné par le conseil,
  • l’avocat ou l’huissier apportera les enveloppes qu’il aura reçues à l’assemblée générale pour qu’elles y soient dépouillées par lui-même, en présence de deux membres du conseil d’administration.

Article 17 :

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée chaque fois que l’association aura à se prononcer sur l’une des questions suivantes :

  • des modifications aux statuts,
  • la fusion, ou l’union de l’association avec d’autres associations poursuivant un but analogue,
  • la dissolution de l’association,
  • la révocation du président,
Si, sur première convocation, l’assemblée ne réunit pas, personnellement, ou par représentation, au moins les 2/3 des membres actifs, elle ne peut délibérer ; est convoquée à 15 jours au moins d’intervalle, avec indication de l’objet de la réunion, une deuxième assemblée, qui délibèrera valablement à la majorité des membres présents ou représentés.

Le vote par correspondance doit être expressément prévu et annoncé dans la convocation s’agissant des assemblées générales extraordinaires ; à défaut, le vote par correspondance sera exclu.


Article 18 :

Les délibérations des assemblées sont constatées par les PV inscrits sur un registre spécial, signés par le président et le secrétaire général.

Ces PV constatent le nombre de membres actifs présents aux assemblées générales extraordinaires.

Les copies ou extraits de ces PV sont signés par le président du conseil ou par deux administrateurs.

Ils sont ensuite conservés par le secrétaire général.

TITRE V
Ressources de l’association ; sort d’un passif

Article 19 :


Les ressources annuelles de l’association se composent notamment :
  • des cotisations de ses membres,
  • des subventions qui pourront lui être accordées,
  • des intérêts et revenus des biens et valeurs qu’elle possède,
  • de toutes autres recettes autorisées par la loi.
Article 20 :

L’association peut se constituer tous fonds de réserve qu’elle juge à propos.

Article 21 :

Le patrimoine de l’association répond seul des engagements contractés par elle sans qu’aucun des membres de l’association, fut-il dirigeant, puisse en être tenu personnellement.

TITRE VI
Disposition transitoire, dissolution, publication

Article 22 :

En cas de dissolution, pour quelle que cause que ce soit, soit volontaire, soit forcée, l’assemblée générale extraordinaire, délibérant ainsi qu’il est dit supra, désigne un ou plusieurs liquidateurs chargé de la liquidation des biens de l’association en direction d’une ou plusieurs associations de même nature, poursuivant le même but.

Article 23 :

L’association étant soumise à la loi française, aux règlements communautaires qui s’y trouvent incorporés, et plus spécifiquement à la loi du 1er juillet 1901, ses statuts ne sont d’ordre public que dans la limite de la loi qui leur est applicable.

Le conseil d’administration remplira les formalités de déclaration et de publication prescrites par la loi du 1er juillet 1901, et par le décret du 16 août 1901.
A cet effet, tous pouvoirs sont conférés au président du conseil ou à tout porteur d’un extrait ou d’un original des présents statuts.

Les présents statuts ont été déposés à la Préfecture de Paris.